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PORTRAIT

ELYO est une société de services en efficacité énergétique et environnementale. Présente dans l'ensemble des départements d'Ile de France et dans l'Oise, la direction régionale Ile de France conçoit et exploite dans la durée, avec garantie de résultats, des solutions globales de gestions des énergies, des fluides et des services associés.

ELYO Idf est rattaché à SUEZ Energie Service, groupe industriel international.

ELYO Idf Département Industrie regroupe plusieurs sites gérés par deux agences, qui veillent au développement de solutions optimisées contribuant au respect de l'environnement.

Le département compte 350 salariés.

Benoit GRUSON, 33 ans, est chef de projet MASE (Manuel d'Amélioration de la Sécurité en Entreprise). Chimiste de formation, spécialisé dans le secteur hygiène, sécurité et environnement, il a également des compétences en gestion des services urbains.

Sous la conduite du directeur du département, il exerce depuis un an au sein du groupe ELYO Idf.

Nous avons interrogé Benoît GRUSON afin de comprendre l'organisation OHSE (Opération Hygiène Sécurité et Environnement) des entreprises multi-sites, de connaître leurs besoins et leurs attentes.

Comment la gestion multi-site est-elle organisée?

ELYO Idf Département Industrie dirige deux agences. Celles-ci gèrent différents centres opérationnels, eux-mêmes divisés en unités. Enfin, les différentes unités se chargent de la gestion de un ou plusieurs sites (au total, environ 50)

Depuis quand cette organisation OHSE est-elle mise en place dans l'entreprise?

L'organisation HSE est mise en place depuis trois ans au sein de ELYO Idf. Nous utilisons APIA Système depuis un an et demi sur une de nos deux agences, dans le cadre d’une organisation dite « OHSE ». En effet, ne souhaitant pas séparer l’opérationnel de l’HSE, l’agence a souhaité rassemblé autour de ce logiciel ces différents thèmes transversaux et opérationnels. Très satisfait de la qualité du logiciel et des principes mis en place en termes d’union des différents thèmes, nous avons élargi cette démarche à la seconde agence, et à l’ensemble du département, depuis début 2008.

Quels sont les acteurs de cette organisation?

Je suis moi-même « administrateur » (au sens d'APIA Systeme) de l’organisation globale, associé à deux autres responsables des services hygiène, sécurité, environnement de chacun des agences.

Les responsables de centres opérationnels et de service (« acteurs plus ») et l'ensemble des responsables d’équipe d’exploitation, d’unités et de sites (« acteurs ») disposent de droits étendus dans le programme APIA Systeme, plus ou moins importants selon leur statut au sein de l'organisation OHSE.

Le service qualité est-il différencié? Si oui, quels sont vos liens avec ce service?

En effet, le service qualité est différencié. Il existe un service central avec un responsable de système de management sur le département. Ils sont rattachés à une cellule spécifique au central ELYO Idf.

Nous travaillons de plus en plus avec le service qualité, et ce, dans la logique d'APIA Systeme. Le projet MASE/OHSE prône la démarche qualité tant du point de vue de l'hygiène, de la sécurité du personnel et de l'environnement que de la satisfaction du client.

En ce qui concerne la conformité réglementaire, quelles sont vos sources d'infomations?

Nous avons un contrat avec Bureau Veritas en central ELYO IDF. Le siège se charge de diffuser par mail les veilles réglementaires, puis de les classer par thèmes.

Nous disposons également d'abonnements sur des sites Internet. Enfin, les syndicats professionnels nous font parvenir différents textes pouvant améliorer notre pratique.

Qui s'occupe du suivi de la conformité? Quelles sont vos exigences?

Chaque responsable de site se doit d’assurer le suivi réglementaire des installations dont il a la responsabilité, en s’appuyant sur les services support qu’il a sa disposition. En cas de difficultés, l’information remonte la ligne hiérarchique qui envisage les actions adéquates pour lever ces difficultés.

Les exigences (au sens d'APIA Systeme) dépendent évidemment du cadre réglementaire. Nous suivons actuellement les textes de la réglementation en vigueur relative à nos activités, les exigences du référentiel MASE, et en fonction des sites, leur arrêté d’exploité spécifique au site, et les exigences du référentiel ISO 14000.

A terme, nous envisageons de mettre en oeuvre des exigences contratuelles en lien avec la démarche qualité.

Quant aux programmes OHSE, avez-vous des plans d'actions mis en place?

Les programmes OHSE sont mis en place par le chargé de sécurité, avec la validation du responsable d'agence. Nos deux agences utilisent APIA Systeme pour la gestion intégrée de ces différents thèmes.

Deux stratégies sont exploitées au sein d'ELYO Idf:

La première, que je qualifierais de multi-sites, est appliquée sur l'agence utilisant APIA Systeme depuis un an et demi. Le plan d’action est saisi au niveau de l’agence, puis déployé sur les centres opérationnels, qui se réapproprient les actions (responsable de l’action à désigner). A mon sens, cette logique reste plus complexe à mettre en œuvre, car elle connait des limites techniques de l’outil. En effet, certaines données saisies se perdent dans la transmission d'information. Elle nécessite également une participation très active et très impliquée des « acteurs plus » du système.

La seconde stratégie, dite mono-site, est instaurée sur la seconde agence. Elle consiste à appliquer le plan d’actions uniquement au niveau agence ; l’agence étant ainsi la seule garante du plan d'actions OHSE. Elle s'assurera tout au long de l'année de leur bonne application.

Chacune des stratégies a naturellement ses avantages et ses inconvénients, et peut correspondre à des situations, des organisations, des maturités et des avancements différents dans ces démarches d’amélioration continue.

Comment les contrôles périodiques sont-ils mis en place dans votre entreprise?

Nous nous servons d'APIA Systeme pour la mise en place de nos contrôles, tant d'un point de vue technique (contrôle périodique des matériels) que d'un point de vue organisationnel (réunions des sites, des agences). En effet, le module contrôle permet de planifier et de suivre toutes les actions récurentes, y compris les rendez-vous clients,ce qui nous permet d'anticiper les planifications et de respecter les délais de contrôles et ce, tant au niveau sites que multi-sites.

De quelles natures sont ces plans de contrôles?

Les différents plans de contrôles reprennent nos grands types de réunions. Leur typologie a été définie dès le début sur chaque site. La gestion des contrôles est créée pour chaque site via APIA Systeme.

Certaines précautions sont à prendre, notamment dans la création et la désignation des plans de contrôle. En effet, une désignation différente d’un même plan de contrôle par 2 acteurs différents donnera lieu à des pertes d'informations lors des extractions de données. Aussi, je conseille à l'administrateur de rester le seul à créer et à nommer les différents plans de contrôles, selon les besoins et des demandes des utilisateurs, et de bien cadrer l'outil avant de le déployer.

En ce qui concerne l'hygiène et sécurité, les risques professionnels (document unique) sont-ils évalués au niveau des sites ou multi-sites? Quels sont vos besoins en terme d'appréciation des risques?

APIA Systeme nous facilite le travail.

Au sein d'ELYO Idf, les risques sont évalués au niveau des sites, soit à un niveau microscopique, et saisis dans APIA. Ainsi, grâce au logiciel, chaque site a sur un même support, en plus de son évaluation propre, toutes les actions de prévention associées à chaque situation de travail : non seulement celles qui ont été réalisées, mais également, celles qui sont planifiées avec le responsable de l’action et le délai de réalisation. Un véritable document unique.

Par ailleurs, grâce à APIA Systeme, notre évaluation des risques a la possibilité de devenir plus macroscopique, plus représentative de l’activité globale. Elle peut également devenir plus spécifique en ne se fixant que sur les résultats de l’évaluation d’un risque particulier, non plus sur un site unique, mais sur l’ensemble du département, et ce en quelques clics. APIA permet à la fois une vision très ciblée, et une vision plus transversale

La norme OHSAS 18001 est-elle mise en place? Est-elle gérée au niveau des sites ou multi-sites?

Cette norme n'est pas mise en place. Nous utilisons le référentiel MASE, qui demande un niveau d'exigences supérieur et qui nous semble plus pertinent par sa démarche axée de manière importante sur l'appropriation de l'HSE par les acteurs de terrain.

Quelles sont vos priorités actuelles? Vos projets?

Comme priorité pour cette année 2008, nous souhaitons obtenir la certification MASE pour l'ensemble du département Industrie.

En parallèle, je souhaite également poursuivre l’utilisation d’APIA Systeme sur l'ensemble du département. Cet outil répond parfaitement aux attentes de l'entreprise en terme de gestion intégrée, car il permet de planifier et de suivre la réalisation des actions, et d'avoir une traçabilité du processus d'amélioration continue.

J'espère pouvoir faire découvrir et démocratiser le produit aux autres départements et filiales d’ELYO IDF, et du groupe Suez.

Qui sommes nous ?

G2Développement (G2D) a été créé en 2003 par Antoine Guignier, Ingénieur de l'Ecole Centrale Paris et ancien chef de projet de THALES Engineering and Consulting. G2D édite la solutions APIA systeme pour accompagner les entreprises dans la maîtrise des risques Environnement et Hygiène/Sécurité...
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