Le Document unique

Le Document unique est indispensable au sein de l’entreprise. D’un point de vue juridique mais également pour le bon fonctionnement et une évolution durable de la société. Comment faire un Document unique et en quoi APIA peut améliorer la réalisation du document? Et qu’en est-il de l’influence du COVID-19 sur le DU?

Qu’est-ce que le Document unique

Le “Document unique” est un dossier rassemblant les résultats d’une analyse de risques. Créé en France par le décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001, en application des articles L4121-2 et L4121-3 du Code du travail, le Document unique doit regrouper en un seul support les données issues de l’analyse des risques et garder une cohérence. Son aspect pratique est également important, il réunit, sur un même document, les résultats des différentes analyses de risques et facilite le suivi de la situation et de la démarche de prévention de l’entreprise.

Le DU contient le cadre de l’évaluation, la méthode d’analyse des risques choisie et les outils, la méthode de classement, l’inventaire des risques identifiés et évalués et les actions à mettre en place. Il permet de rassembler les différents résultats d’analyses des risques, de les structurer et d’avoir un suivi sur le long terme.

La réalisation et la mise à jour de ce document est obligatoire pour tout employeur dont l’entreprise emploie au moins un salarié. La mise à jour du dossier doit avoir lieu au minimum une fois par an mais aussi, lors de tout changement de situation et après chaque accident du travail. Cela permet à l’entreprise de progresser durablement et efficacement notamment en santé/sécurité.

Comment faire un Document unique?

Il n’existe pas de modèle type prévu par la réglementation. L’employeur est libre d’utiliser tous types de support, c’est à lui de choisir le moyen qui lui semble le mieux adapté aux besoins de l’entreprise. Il ne doit pas nécessairement exister qu’un seul document par entreprise. Un point important est la facilité d’accès du dossier, il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des délégués du personnel, du médecin du travail, des agents de l’inspection du travail,…

La mise à jour au minimum une fois par année, après chaque accident du travail ou lors de tout changement de situation est obligatoire. C’est pourquoi il ne faut pas oublier de toujours le dater et d’inscrire la méthode utilisée pour permettre une réactualisation selon les mêmes critères.

Le DU doit obligatoirement identifier les dangers et analyser les risques. Il est également conseillé d’y ajouter des éléments utiles à conserver comme les traces de la réalisation des deux étapes. Sans oublier les informations complémentaires utiles à apporter. Le Document unique est le point de départ de la démarches de prévention et d’actions suite à l’analyse de risques. La tenue correcte du dossier est importante pour l’évolution de l’entreprise. Le suivi de l’évaluation des risques permet de faire un bilan, d’améliorer la prise en compte des risques et d’être dans une démarche cohérente, dynamique et évolutive.

Effectivement, le Document unique doit être réalisé correctement pour satisfaire l’exigence réglementaire mais surtout, pour répondre aux besoins de l’entreprise et permettre la mise en place d’un plan d’actions en prévention.

Document unique et COVID-19

Impossible de ne pas s’arrêter un instant sur la crise sanitaire que nous vivons en ce moment. Le virus influence énormément notre vie professionnelle. Aujourd’hui, le COVID-19 circule toujours mais de nombreux travailleurs ont repris leurs activités sur leurs lieux de travail.

Il est important pour chaque entreprise de mettre à jour le Document unique et nottament l’inventaire des risques qui y sont identifés. Comme expliqué précédemment, il est obligatoire d’actualiser le DU annuellement et suite à des événements pouvant modifier les conditions de travail. C’est pourquoi, l’employeur doit, après avoir évaluer le risque biologique de contamination liée au virus dans l’unité de travail, mettre à jour le document.

Si les salariés sont exposés au risque de contamination, par exemple, si ils travaillent en contacts rapprochés avec du publics ou des patients, l’employeur doit revoir le Document unique. Il faut aussi penser au risques liés aux différents changements et transformations des postes de travail suite aux mesures sanitaires comme le réamanagement des bureaux respectant la distenciation sociale, la généralisation du télétravail,…

Si l’activité professionnelle ne génère pas de risques, il n’est pas nécessaire de modifier le Document unique.

Le Document unique dans APIA

L’entreprise doit faire une analyse de risques santé/sécurité pour orienter les plans d’actions. APIA réalise ses analyses de risques avec plusieurs méthodologies, plusieurs critères d’analyse de risques (toujours personnalisables) et un système de suivi d’action, suffisamment performant pour relancer les actions. Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions. L’analyse doit aboutir a un plan d’action et doit faire bouger l’entreprise.

Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions.

Les logiciels APIA permettent de faire vivre le Document unique. La mise à jour est annuelle mais on travaille aussi sur la gestion des incidents qui alimentent également l’analyse de risques. Par exemple, en plus de la mise à jour faite en début d’année, si un accident ou un presque accident a lieu, la collecte de ces informations alimentent l’analyse de risques. De plus, vous pouvez toujours ajouter des fichiers, des images, des plans pour illustrer les informations. APIA fait ces liens, ce qui offre une dynamique. Les logiciels sont aussi totalement personnalisables en fonction de l’entreprise. Une souplesse qui permet une utilisation optimale, simple d’accès et rapide pour un suivi global.

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Rencontre avec SARPI – VEOLIA

Ce mois-ci, nous avons été à la rencontre d’Emilie Dauvergne, responsable QSE pour le Pôle SDMA de SARPI-VEOLIA, afin de discuter de sa collaboration avec G2Développement pour l’installation et l’utilisation du logiciel APIA au sein de leur entreprise.

SARPI – VEOLIA

SARPI-VEOLIA est le leader européen du traitement et de la valorisation des déchets dangereux. La mission de SARPI-VEOLIA est de maîtriser durablement le risque déchet pour pérenniser l’activité industrielle. Son métier est né il y a 40 ans de l’obligation réglementaire des industriels de faire traiter leurs déchets dans des installations appropriées. Depuis, dans un monde en mutation économique et écologique, la mission de SARPI-VEOLIA n’a jamais eu autant de sens : permettre aux industriels de poursuivre leurs activités de production, tout en limitant l’impact de leurs activités sur l’environnement, en traitant leurs déchets dangereux et en confinant les polluants. Sarpi prend en charge les déchets industriels dangereux, qui en raison de leur composition ou de leurs propriétés, présentent un danger pour la santé humaine ou pour l’environnement. Ce type de déchet subit différents traitements pour en maîtriser la toxicité, confiner les polluants et valoriser la fraction recyclable lorsque c’est possible.

Depuis 2009, le Pôle SDMA de SARPI-VEOLIA travaille avec les logiciels APIA. « Il a été choisi pour sa capacité à collecter l’ensemble des données nécessaires à un système de management. C’est une aide en matière de certification. Sur un même outil, vous avez accès à l’ensemble des exigences d’un système de management. » explique Emilie Dauvergne, responsable QSE pour le Pôle SDMA.

L’utilisation d’APIA au sein de SARPI – VEOLIA

APIA c’est une suite complète de logiciels composée de APIA mobile pour saisir des données en mobilité, APIA Manager pour gérer les différents processus et APIA Jasper pour le reporting à la demande. G2Développement propose un suivi des plans d’actions, des contrôles et audits, des incidents ou encore des réclamations clients. Vous pouvez également gérer un système ISO 9000/14000, le document unique, collecter et éditer des indicateurs clés de l’entreprise et faire un suivi des risques professionnels et psycho-sociaux. Un service global, polyvalent et accessible pour un management intégré des activités et des performances adaptable à tous les secteurs d’activités.

« G2DEV nous donnent un tronc, moi je crée les branches et après, il y a tous les utilisateurs qui rajoutent les feuilles sur l’arbre. »

Un des points forts du logiciel est que l’on peut modeler l’outil en fonction de nos besoins. Madame Dauvergne illustre cette idée avec une métaphore originale : « G2DEV nous donnent un tronc, moi je crée les branches et après, il y a tous les utilisateurs qui rajoutent les feuilles sur l’arbre. Cela permet que chaque entreprise puisse développer l’organisation qui est le reflet de son fonctionnement. Cette métaphore permet d’expliquer le rôle de chacun. »

APIA, une solution modelable et une équipe à l’écoute

En effet, l’équipe de G2Développement a créé une suite de logiciel adaptable avec une conception sur mesure afin de répondre au mieux aux exigences et besoins de l’entreprise. La responsable QHSE du Pôle SDMA de SARPI-VEOLIA se souvient : « A l’époque les requêtes demandées dans le cahier des charges étaient inutilisables, il a fallut les reparamétrer et trouver les solutions pour que ces requêtes répondent à nos besoins. ». C’est important pour G2Développement de rester ouverts et flexibles pour pouvoir évoluer avec les sociétés. On préfère parler de collaboration et de partenariat entre APIA et les entreprises.

Le respect du client, le devoir d’écoute et de conseils font partie de nos valeurs et pour cela, G2Développement s’est entouré d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau, d’experts informatiques qui apportent leur soutien et leur expertise sur les différentes activités de la société, au service des clients. « La difficulté a été plus au niveau paramétrage des indicateurs mais je trouve que l’une des qualités est que l’on avait des personnes qui nous permettaient de nous former sur l’outil et d’acquérir vraiment une autonomie en terme de gestion de l’application. C’est vraiment un partenariat, ils nous forment pour pouvoir être autonome sur l’outil et même, également, développer nos propres indicateurs. C’est vraiment un bon support. ».

L’équipe est toujours prête à se remettre en question afin d’améliorer les propositions. Le suivi est important pour donner les outils nécessaires aux entreprises pour être autonome et pouvoir avancer seul avec APIA. L’équipe reste à la disposition du client pour une collaboration dans les meilleures conditions possibles.

Emilie Dauvergne termine en relevant la capacité d’évolution d’APIA, « Ils sont quand même fort en terme de propositions. Ils ont su proposer régulièrement des évolutions de l’outil et notamment avec JASPER qui est un plus en terme de reporting car il permet d’exporter en temps réel les données d’APIA pour un traitement sous format Excel ou autres.». Le logiciel et l’équipe sont en constante évolution et toujours prêts à innover pour vous proposer le meilleur.

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La gestion des risques dans APIA

La gestion des risques est centrale dans la suite de logiciels APIA. Mais qu’est-ce que la gestion des risques? En quoi APIA améliore les performances de l’entreprise et optimise le temps de travail?

Qu’est-ce que la gestion des risques?

Un risque est l’association de plusieurs facteurs : Un danger, une probabilité d’occurrence (fréquence), sa gravité et son acceptabilité. La gestion des risques vise à identifier, évaluer et hiérarchiser les risques pour les traiter afin de contrôler leur probabilité et l’impact éventuel de ces évènements redoutés. Cela englobe des actions d’identification, de classement des risques mais également, de mise en place d’actions de prévention. Ce domaine fait partie de la stratégie plus globale de l’entreprise.

Il y a plusieurs étapes dans la gestion de risques : l’identification du risque, l’appréciation du risque, l’évaluation de l’impact, le suivi des risques (veille, audit, recherches des facteurs de risques,…).

Une fois le risque identifié et analysé, il existe plusieurs solutions pour gérer le risque :

La prévention : Empêcher que l’évènement redouté se produise

La réduction du risque : Diminuer les conséquences de l’évènement redouté

Le transfert : Transférer le risque sur un tiers ex : contrats de cautions, d’assurances,..)

L’acceptation : Le risque est trop faible pour justifier le coût d’une réduction

Par la suite, il ne faut surtout pas diminuer l’importance des contrôles avec des dispositions de contrôle, un réexamen périodique des risques, des dispositions de surveillance,… L’évaluation des risques doit être renouvelée régulièrement, elle est la première étape de toute démarche de prévention en santé/sécurité au travail.

La gestion des risques est un des principaux moyens de progrès dans l’entreprise, elle permet d’améliorer son fonctionnement. La mise en place de préventions, d’actions contribue à l’amélioration les performances de la société que ce soit sur un plan humain, organisationnel ou économique.

Les différents domaines

Dans un système de management intégré, il existe plusieurs domaines sur lesquels il est possible de travailler sur l’analyse de risques.

Tout d’abord, la santé/sécurité (Les risques professionnels, le document unique,…). C’est un domaine central dans l’analyse de risques. Cela englobe diverses disciplines dont l’objectif est de supprimer ou limiter les dangers sur les travailleurs (santé physique ou mentale).

La santé/sécurité désigne notamment la gestion des risques chimiques. Ce secteur nécessite une méthodologie différente. Il faut documenter toutes des données, avoir une base d’informations risques sur les produits, sur leurs phases de risques, mais également au niveau des unités de travail. APIA suit la méthode IRNS avec trois niveaux d’analyses. Par exemple, pour les risques cutanés, ce qu’il se passe quand on touche le produit mais aussi les risques d’inhalation. Il y a trois modules d’analyse de risques.

Les risques psychosociaux sont une une branche des RPS, c’est à dire, des risques professionnels dans la santé/sécurité. Cela englobe les risques de stress, d’harcèlement, de burnout,… On peut mettre en place des systèmes de remontée d’alertes. Par exemple, des numéros vert avec un système d’appels internes anonymes pour discuter et recevoir de l’aide.

Un autre domaine important est les risques environnement. C’est l’analyse environnementale en général. L’évaluation des aspects environnementaux se fait en situation normale et accidentelle. C’est pourquoi, généralement, on intègre les risques environnementaux dans l’analyse environnementale avec un système de cotation puis des plans d’actions, des documents,… comme dans les système ISO 140001. Il est possible de travailler dans un système simple avec des cotations gravité, fréquence, sensibilité du milieu (personnalisable) ou avec des calculs plus complexes.

APIA intègre également le suivi des parties prenantes, des partis intéressés. Ce sont les acteurs autour de l’entreprise : les fournisseurs, les employés, les associations, les coopératives,…

Il est aussi possible d’analyser les risques/cartographie fournisseurs et de réaliser un tableau de synthèse des fournisseurs avec des informations (tirées des audits par exemple) qui permet d’avoir une cotation des fournisseurs par rapport aux risques,.. Ce domaine a une dimension plutôt achat.

Le dernier secteur que nous allons développer est la gestion des risques Qualité controle interne. C’est une gestion des risques corporate au niveau de l’entreprise, des macro-risques qui peuvent être financier, clients,… Ici, on travaille avec la Qualité ou en parallèle avec la Qualité. En général, avec APIA, une cartographie se fait dans un référentiel risques qui est documenté par l’enteprise afin d’avoir une arborescence de risques. On parle nottament de risques opérationnels (défaut dans la réception des retours ; défaut d’archivage ; défaut de numérisation ;…), des risques d’infrastructures (panne de machines) ou encore des risques juridiques.

Tous les métiers de l’entreprise font l’objet d’une analyse des risques et avec une cartographie des risques. Dans APIA, sur cette cartographie, la maitrise des risques se fait principalement sur des audits qui peuvent être standards ou plus complexes. Des audits permanents, référentiels d’audits associés à des questionnaires d’audit de tout types (interne, externe, processus,..). Chaque question est associée au référentiel des risques. Cela permet de positionner l’entreprise, durant les audits, sur la conformité par rapport à l’arborescence de risques.

APIA et la gestion des risques

Apia Systeme est la suite logicielle APIA qui contient APIA Manager, APIA Mobile et APIA Jasper. Elle a été conçue pour dématérialiser tous les processus en management intégré: QHSE, Commerce, RH, Opérationnel,… et aider les entreprises à améliorer leurs performances de Management grâce à une solution innovante et polyvalente combinant actions, documents, indicateurs, conformité/risques. APIA Systeme permet de suivre de manière centralisée, maitrisée et collaborative les données clés de l’entreprise.

APIA travaille sur la gestion des risques depuis 2005. Le logiciel a informatisé des dizaines de méthodologies différentes. APIA est une solution qui personnalise, c’est pourquoi G2Développement récupère l’expérience et les différentes expertises des différents clients. Le logiciel est capable de déployer plusieurs scénarios sur la gestion des risques qui peuvent être adaptatifs ou standards.

G2Développement réalise des analyses de risques grâce à diverses méthodologies avec des critères personnalisables d’analyse de risques et un système de suivi d’actions suffisamment performant pour relancer les actions. Dans notre vision des risques, l’important est le suivi d’actions. Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel c’est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions et de le distribuer dans l’entreprise pour que l’analyse de risques soit exigeante. Le plan d’action doit vivre. C’est très important de faire des liens. Par exemple, l’analyse de risques doit être associée au système de suivi des incidents au sens large. C’est ce qui permet de mettre en place une dynamique.

APIA gère notamment les audits et remontées d’incidents. Par exemple, quand un incident a lieu dans l’entreprise, il faut le remonter avec la nature de ce-dernier. Ensuite, il peut être associé au référentiel de risques, de processus,… Tout cela permet de créer des tableaux de bord, réaliser des analyses et puis, de lancer des actions (préventives,…). A partir de là, il est possible de faire des statistiques, des analyses sur le suivi de la conformité par risques,…

On essaie de garder une cohérence de système global avec toutes ces couches pour éviter d’avoir 10 logiciels qui font des choses connexes. APIA permet de faire cette collecte et cette structure d’information. Avec les liens qu’il faut entre toutes ces données. Par la suite, c’est l’outil APIA Jasper qui s’occupe de faire les tableaux de bords, les alertes, la visualisation des données,… toute l’analyse, l’intelligence. Les rapports peuvent être réaliser à l’avance ou à la demande.

APIA permet aussi de faire de l’analyse multisites grâce à l’utilisation de grilles pré-faites, une analyse de risques standards qui offre un gain de temps et facilite au maximum les démarches. Il est également possible de créer des fiches de postes (document recensant les risques, les instructions, les pictogrammes de risques,… affiché au poste de travail). Dans APIA, la collecte des risques peut se faire en mobilité, avec un questionnaire, tout en associant des fichiers, des images, des photos du site,…

La gestion de risques est un module relativement important dans APIA. Il y a plusieurs extensions accessibles sur l’analyse de risques en fonction du contexte. L’objectif est toujours du gagner du temps, d’avoir une bonne traçabilité et un système très solide. La vision G2Développement c’est un management intégré, que tout soit lié afin de proposer un système dynamique et vivant.

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