La gestion des risques dans APIA

La gestion des risques est centrale dans la suite de logiciels APIA. Mais qu’est-ce que la gestion des risques? En quoi APIA améliore les performances de l’entreprise et optimise le temps de travail?

Qu’est-ce que la gestion des risques?

Un risque est l’association de plusieurs facteurs : Un danger, une probabilité d’occurrence (fréquence), sa gravité et son acceptabilité. La gestion des risques vise à identifier, évaluer et hiérarchiser les risques pour les traiter afin de contrôler leur probabilité et l’impact éventuel de ces évènements redoutés. Cela englobe des actions d’identification, de classement des risques mais également, de mise en place d’actions de prévention. Ce domaine fait partie de la stratégie plus globale de l’entreprise.

Il y a plusieurs étapes dans la gestion de risques : l’identification du risque, l’appréciation du risque, l’évaluation de l’impact, le suivi des risques (veille, audit, recherches des facteurs de risques,…).

Une fois le risque identifié et analysé, il existe plusieurs solutions pour gérer le risque :

La prévention : Empêcher que l’évènement redouté se produise

La réduction du risque : Diminuer les conséquences de l’évènement redouté

Le transfert : Transférer le risque sur un tiers ex : contrats de cautions, d’assurances,..)

L’acceptation : Le risque est trop faible pour justifier le coût d’une réduction

Par la suite, il ne faut surtout pas diminuer l’importance des contrôles avec des dispositions de contrôle, un réexamen périodique des risques, des dispositions de surveillance,… L’évaluation des risques doit être renouvelée régulièrement, elle est la première étape de toute démarche de prévention en santé/sécurité au travail.

La gestion des risques est un des principaux moyens de progrès dans l’entreprise, elle permet d’améliorer son fonctionnement. La mise en place de préventions, d’actions contribue à l’amélioration les performances de la société que ce soit sur un plan humain, organisationnel ou économique.

Les différents domaines

Dans un système de management intégré, il existe plusieurs domaines sur lesquels il est possible de travailler sur l’analyse de risques.

Tout d’abord, la santé/sécurité (Les risques professionnels, le document unique,…). C’est un domaine central dans l’analyse de risques. Cela englobe diverses disciplines dont l’objectif est de supprimer ou limiter les dangers sur les travailleurs (santé physique ou mentale).

La santé/sécurité désigne notamment la gestion des risques chimiques. Ce secteur nécessite une méthodologie différente. Il faut documenter toutes des données, avoir une base d’informations risques sur les produits, sur leurs phases de risques, mais également au niveau des unités de travail. APIA suit la méthode IRNS avec trois niveaux d’analyses. Par exemple, pour les risques cutanés, ce qu’il se passe quand on touche le produit mais aussi les risques d’inhalation. Il y a trois modules d’analyse de risques.

Les risques psychosociaux sont une une branche des RPS, c’est à dire, des risques professionnels dans la santé/sécurité. Cela englobe les risques de stress, d’harcèlement, de burnout,… On peut mettre en place des systèmes de remontée d’alertes. Par exemple, des numéros vert avec un système d’appels internes anonymes pour discuter et recevoir de l’aide.

Un autre domaine important est les risques environnement. C’est l’analyse environnementale en général. L’évaluation des aspects environnementaux se fait en situation normale et accidentelle. C’est pourquoi, généralement, on intègre les risques environnementaux dans l’analyse environnementale avec un système de cotation puis des plans d’actions, des documents,… comme dans les système ISO 140001. Il est possible de travailler dans un système simple avec des cotations gravité, fréquence, sensibilité du milieu (personnalisable) ou avec des calculs plus complexes.

APIA intègre également le suivi des parties prenantes, des partis intéressés. Ce sont les acteurs autour de l’entreprise : les fournisseurs, les employés, les associations, les coopératives,…

Il est aussi possible d’analyser les risques/cartographie fournisseurs et de réaliser un tableau de synthèse des fournisseurs avec des informations (tirées des audits par exemple) qui permet d’avoir une cotation des fournisseurs par rapport aux risques,.. Ce domaine a une dimension plutôt achat.

Le dernier secteur que nous allons développer est la gestion des risques Qualité controle interne. C’est une gestion des risques corporate au niveau de l’entreprise, des macro-risques qui peuvent être financier, clients,… Ici, on travaille avec la Qualité ou en parallèle avec la Qualité. En général, avec APIA, une cartographie se fait dans un référentiel risques qui est documenté par l’enteprise afin d’avoir une arborescence de risques. On parle nottament de risques opérationnels (défaut dans la réception des retours ; défaut d’archivage ; défaut de numérisation ;…), des risques d’infrastructures (panne de machines) ou encore des risques juridiques.

Tous les métiers de l’entreprise font l’objet d’une analyse des risques et avec une cartographie des risques. Dans APIA, sur cette cartographie, la maitrise des risques se fait principalement sur des audits qui peuvent être standards ou plus complexes. Des audits permanents, référentiels d’audits associés à des questionnaires d’audit de tout types (interne, externe, processus,..). Chaque question est associée au référentiel des risques. Cela permet de positionner l’entreprise, durant les audits, sur la conformité par rapport à l’arborescence de risques.

APIA et la gestion des risques

Apia Systeme est la suite logicielle APIA qui contient APIA Manager, APIA Mobile et APIA Jasper. Elle a été conçue pour dématérialiser tous les processus en management intégré: QHSE, Commerce, RH, Opérationnel,… et aider les entreprises à améliorer leurs performances de Management grâce à une solution innovante et polyvalente combinant actions, documents, indicateurs, conformité/risques. APIA Systeme permet de suivre de manière centralisée, maitrisée et collaborative les données clés de l’entreprise.

APIA travaille sur la gestion des risques depuis 2005. Le logiciel a informatisé des dizaines de méthodologies différentes. APIA est une solution qui personnalise, c’est pourquoi G2Développement récupère l’expérience et les différentes expertises des différents clients. Le logiciel est capable de déployer plusieurs scénarios sur la gestion des risques qui peuvent être adaptatifs ou standards.

G2Développement réalise des analyses de risques grâce à diverses méthodologies avec des critères personnalisables d’analyse de risques et un système de suivi d’actions suffisamment performant pour relancer les actions. Dans notre vision des risques, l’important est le suivi d’actions. Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel c’est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions et de le distribuer dans l’entreprise pour que l’analyse de risques soit exigeante. Le plan d’action doit vivre. C’est très important de faire des liens. Par exemple, l’analyse de risques doit être associée au système de suivi des incidents au sens large. C’est ce qui permet de mettre en place une dynamique.

APIA gère notamment les audits et remontées d’incidents. Par exemple, quand un incident a lieu dans l’entreprise, il faut le remonter avec la nature de ce-dernier. Ensuite, il peut être associé au référentiel de risques, de processus,… Tout cela permet de créer des tableaux de bord, réaliser des analyses et puis, de lancer des actions (préventives,…). A partir de là, il est possible de faire des statistiques, des analyses sur le suivi de la conformité par risques,…

On essaie de garder une cohérence de système global avec toutes ces couches pour éviter d’avoir 10 logiciels qui font des choses connexes. APIA permet de faire cette collecte et cette structure d’information. Avec les liens qu’il faut entre toutes ces données. Par la suite, c’est l’outil APIA Jasper qui s’occupe de faire les tableaux de bords, les alertes, la visualisation des données,… toute l’analyse, l’intelligence. Les rapports peuvent être réaliser à l’avance ou à la demande.

APIA permet aussi de faire de l’analyse multisites grâce à l’utilisation de grilles pré-faites, une analyse de risques standards qui offre un gain de temps et facilite au maximum les démarches. Il est également possible de créer des fiches de postes (document recensant les risques, les instructions, les pictogrammes de risques,… affiché au poste de travail). Dans APIA, la collecte des risques peut se faire en mobilité, avec un questionnaire, tout en associant des fichiers, des images, des photos du site,…

La gestion de risques est un module relativement important dans APIA. Il y a plusieurs extensions accessibles sur l’analyse de risques en fonction du contexte. L’objectif est toujours du gagner du temps, d’avoir une bonne traçabilité et un système très solide. La vision G2Développement c’est un management intégré, que tout soit lié afin de proposer un système dynamique et vivant.

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