Tutoriel APIA Standard – Module Session de Formation

Création d’une session de formation

En cliquant sur le module Session Formation vous avez accès à la liste de toutes les sessions de formation.

Pour créer une nouvelle fiche session de formation, cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ en haut à gauche de la fiche session de formation.

Dans une première partie, vous pouvez choisir parmi le Catalogue Formation la formation sur laquelle portera votre session de formation.

De plus, vous pouvez ajouter des fiches plan de formation à votre session de formation.

Le nombre de formation choisie à partir du Catalogue Formation est limité à 1.

Les Fiches plans de formation ne peuvent pas être ajoutées si elles sont déjà inscrites à une autre session de formation.

Un contrôle de saisie vérifie que le nombre de Fiche plan formation n’est pas supérieur au nombre de participants maximum.

Dans une deuxième partie, il faut renseigner le responsable de la session de formation et la date à laquelle la session de formation est prévue.

Le statut est par défaut à ‘Planifié’.

La Complétude de la session est un champ mis à jour automatiquement par APIA. Lorsque le nombre maximum pour une session de formation est atteint la Complétude de la session passe en ‘Session complète’.

Une fois ces champs complétés vous pouvez ensuite enregistrer votre fiche. Les participants inscrits à la session de formation recevront un mail d’information. Les informations des Fiches plans de formation associées sont automatiquement mises-à-jour.

 

Le responsable de la session de formation peut modifier la fiche session de formation en fonction du statut de la session :

• Le statut ‘Annulé’ si la session de formation ne peut avoir lieu, les Fiches plans de formation associées repassent en statut ‘A planifier’.
• Le statut ‘Réalisé’ si la session de formation a bien été réalisée. Dans ce cas-là, il faut que le responsable de session formation renseigne la Date de fin réalisée et si des personnes inscrites à la session n’ont pas validé les compétences nécessaires à l’habilitation / au certificat. Les Fiches plan de formation associées auront leurs statut mis-à-jour en fonction de si oui ou non ils ont été habilités/certifiés.

Par exemple, François et Samantha sont inscrits à la session de formation ‘AFNOR – COORDONNATEUR SECURITE ET DE PROTECTION DE LA SANTE (SPS) – NIV 1 CONCEPTION ET REALISATION’ :

La responsable de session formation (Anne DUPOND) passe la fiche session de formation au statut ‘Réalisé’. Elle note que François n’a pas acquis les compétences nécessaires pour valider la session de formation.

Le Coût réalisé de la session de formation peut être renseigné dans le champ prévu à cet effet.

En cliquant sur enregistrer, APIA met à jour automatiquement les Statuts et la Date de fin réalisée des formations. De plus, APIA archive automatiquement les fiches formation une fois que la session de formation est effectuée.

APIA crée automatiquement de nouvelles fiches formation une fois les anciennes fiches archivées en mettant à jour automatiquement les Dates de dernière habilitation et les Dates limites avant la perte de l’habilitation/certification.

 

Contrôler le suivi des formations

Pour accéder aux états, cliquer sur le module ‘ETATS’ puis ‘Accès aux états’.

Les états concernant les modules ‘Formation’ et ‘Session de Formation’ possèdent le code FOR-… ce qui peut faciliter vos recherches.

 

• Planifier les Sessions de Formation

Un planning des sessions de formation est disponible au format PDF dans le module ‘ETAT’ (Code : FOR-PL1).

Pour le visualiser il faut obligatoirement renseigner l’année pour laquelle vous souhaitez afficher votre planning des sessions de formation.

Vous pouvez filtrer votre planning par la Complétude (Place(s) disponible(s) / Session complète).

Exemple :

 

• Formation/Habilitation par personne

Une liste des Titre(s) d’habilitation obtenus par personne est disponible au format A4, portrait, PDF dans le module ‘ETAT’ (Code : FOR-PL3).

Pour le visualiser il faut obligatoirement renseigner le nom de la personne que l’on souhaite.

Un lien cliquable au niveau de la colonne Formation vous permet d’accéder directement à la fiche correspondante.

Exemple :

 

• Suivi des dates limites de formation

Un état permet le suivi des dates limites de formation au format PDF (Code : FOR-PL2).

Pour le visualiser il faut obligatoirement renseigner le Nombre de jours par rapport à la date limite de perte d’habilitation.

Vous pouvez filtrer votre planning par Statut et/ou par le Nom d’une personne.

Un lien cliquable au niveau de la colonne Nom de la fiche formation vous permet d’accéder directement à la fiche correspondante.

Exemple : Nombre de jours par rapport à la date limite = -60