Tutoriel APIA Standard – Processus Organisation

Module Groupe

Dans ce module vous pouvez ajouter vos différents sites et les organiser. Vous pouvez les organiser géographiquement par pays, par régions ou bien par villes. Vous pouvez aussi organiser vos sites fonctionnellement, c’est-à-dire par direction commerciale, direction juridique ou bien direction RH par exemple.
Avant d’ajouter vos sous-site, il vous faut un site maître ( 1-Groupe Multisite sur l’image ci-dessous ).

Pour ajouter un site, cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’.
Dans la fiche, nommez votre site, sélectionnez votre site maître. Vous pouvez décrire votre site dans le champ description pour préciser si c’est une filiale par exemple. Renseignez l’adresse du site, un numéro de téléphone.
Vous pouvez aussi ajouter une image représentant votre entreprise dans lien fichier. Cette image sera alors visible dans l’export de certains états comme les rapports d’audits par exemple.
Faites de même pour vos autres sites.

Module Partie Prenante

Dans ce module, vous pouvez gérer et organiser toutes les entités en interaction avec votre entreprise. Par exemple vos prospects, vos clients, vos fournisseurs, vos sous-traitants…
Commencez par créer votre partie prenante maître en cliquant sur le bouton ‘AJOUTER’.
Ensuite, ajoutez vos sous-catégories en précisant le référentiel maître. Vous pouvez aussi compléter votre fiche avec d’autres informations comme l’adresse ou bien le numéro de téléphone.

Module Unité de Travail

Dans ce module vous pouvez créer des unités de travail et les associer à plusieurs ressources humaines. Ce module est aussi utilisé avec le module ‘Risques Professionnels’.

Module Ressources Humaines

Ce module vous permet de créer des fiches d’information sur les personnes travaillant pour votre entreprise.
Cliquez sur ‘AJOUTER’ pour créer une nouvelle fiche. Saisissez les données de la personne souhaitée. Vous pouvez aussi ajouter la personne concernée dans une unité de travail.

Module Référentiel

Ce module vous permet de répertorier et d’organiser des éléments divers du Catalogue Equipement de protection au Catalogue Formation.
Commencez par créer votre référentiel maître en cliquant sur le bouton ‘AJOUTER’. Donnez lui un nom puis enregistrez la fiche en cliquant sur le bouton ‘ENREGISTRER’. Une fois cela fait, vous pouvez alors ajouter vos sous-référentiels. Pour cela, cliquez de nouveau sur le bouton ‘AJOUTER’. Nommez votre sous référentiel et précisez le référentiel maître.

L’import d’un référentiel

Il est possible d’importer des référentiels directement sur APIA avec un fichier Excel format xls ou csv.

Sur Excel, vous pouvez saisir les champs du référentiel en respectant l’ordre du modèle d’import :