Le document unique

Le Document unique est indispensable au sein de l’entreprise. D’un point de vue juridique mais également pour le bon fonctionnement et une évolution durable de la société. Comment faire un Document unique et en quoi APIA peut améliorer la réalisation du document? Et qu’en est-il de l’influence du COVID-19 sur le DU?

Qu’est-ce que le Document unique

Le “Document unique” est un dossier rassemblant les résultats d’une analyse de risques. Créé en France par le décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001, en application des articles L4121-2 et L4121-3 du Code du travail, le Document unique doit regrouper en un seul support les données issues de l’analyse des risques et garder une cohérence. Son aspect pratique est également important, il réunit, sur un même document, les résultats des différentes analyses de risques et facilite le suivi de la situation et de la démarche de prévention de l’entreprise.

Le DU contient le cadre de l’évaluation, la méthode d’analyse des risques choisie et les outils, la méthode de classement, l’inventaire des risques identifiés et évalués et les actions à mettre en place. Il permet de rassembler les différents résultats d’analyses des risques, de les structurer et d’avoir un suivi sur le long terme.

La réalisation et la mise à jour de ce document est obligatoire pour tout employeur dont l’entreprise emploie au moins un salarié. La mise à jour du dossier doit avoir lieu au minimum une fois par an mais aussi, lors de tout changement de situation et après chaque accident du travail. Cela permet à l’entreprise de progresser durablement et efficacement notamment en santé/sécurité.

Comment faire un Document unique?

Il n’existe pas de modèle type prévu par la réglementation. L’employeur est libre d’utiliser tous types de support, c’est à lui de choisir le moyen qui lui semble le mieux adapté aux besoins de l’entreprise. Il ne doit pas nécessairement exister qu’un seul document par entreprise. Un point important est la facilité d’accès du dossier, il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des délégués du personnel, du médecin du travail, des agents de l’inspection du travail,…

La mise à jour au minimum une fois par année, après chaque accident du travail ou lors de tout changement de situation est obligatoire. C’est pourquoi il ne faut pas oublier de toujours le dater et d’inscrire la méthode utilisée pour permettre une réactualisation selon les mêmes critères.

Le DU doit obligatoirement identifier les dangers et analyser les risques. Il est également conseillé d’y ajouter des éléments utiles à conserver comme les traces de la réalisation des deux étapes. Sans oublier les informations complémentaires utiles à apporter. Le Document unique est le point de départ de la démarches de prévention et d’actions suite à l’analyse de risques. La tenue correcte du dossier est importante pour l’évolution de l’entreprise. Le suivi de l’évaluation des risques permet de faire un bilan, d’améliorer la prise en compte des risques et d’être dans une démarche cohérente, dynamique et évolutive.

Effectivement, le Document unique doit être réalisé correctement pour satisfaire l’exigence réglementaire mais surtout, pour répondre aux besoins de l’entreprise et permettre la mise en place d’un plan d’actions en prévention.

Document unique et COVID-19

Impossible de ne pas s’arrêter un instant sur la crise sanitaire que nous vivons en ce moment. Le virus influence énormément notre vie professionnelle. Aujourd’hui, le COVID-19 circule toujours mais de nombreux travailleurs ont repris leurs activités sur leurs lieux de travail.

Il est important pour chaque entreprise de mettre à jour le Document unique et nottament l’inventaire des risques qui y sont identifés. Comme expliqué précédemment, il est obligatoire d’actualiser le DU annuellement et suite à des événements pouvant modifier les conditions de travail. C’est pourquoi, l’employeur doit, après avoir évaluer le risque biologique de contamination liée au virus dans l’unité de travail, mettre à jour le document.

Si les salariés sont exposés au risque de contamination, par exemple, si ils travaillent en contacts rapprochés avec du publics ou des patients, l’employeur doit revoir le Document unique. Il faut aussi penser au risques liés aux différents changements et transformations des postes de travail suite aux mesures sanitaires comme le réamanagement des bureaux respectant la distenciation sociale, la généralisation du télétravail,…

Si l’activité professionnelle ne génère pas de risques, il n’est pas nécessaire de modifier le Document unique.

Le Document unique dans APIA

L’entreprise doit faire une analyse de risques santé/sécurité pour orienter les plans d’actions. APIA réalise ses analyses de risques avec plusieurs méthodologies, plusieurs critères d’analyse de risques (toujours personnalisables) et un système de suivi d’action, suffisamment performant pour relancer les actions. Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions. L’analyse doit aboutir a un plan d’action et doit faire bouger l’entreprise.

Aujourd’hui, l’enjeu d’un logiciel est d’informatiser la méthodologie d’analyse de risques mais surtout, de dynamiser le suivi d’actions.

Les logiciels APIA permettent de faire vivre le Document unique. La mise à jour est annuelle mais on travaille aussi sur la gestion des incidents qui alimentent également l’analyse de risques. Par exemple, en plus de la mise à jour faite en début d’année, si un accident ou un presque accident a lieu, la collecte de ces informations alimentent l’analyse de risques. De plus, vous pouvez toujours ajouter des fichiers, des images, des plans pour illustrer les informations. APIA fait ces liens, ce qui offre une dynamique. Les logiciels sont aussi totalement personnalisables en fonction de l’entreprise. Une souplesse qui permet une utilisation optimale, simple d’accès et rapide pour un suivi global.